Con Document Exchange Server è possibile:

Offrire un migliore accesso alle informazioni e un servizio ai clienti superiore mediante la facile acquisizione di documenti dall'origine e il loro smistamento all'ubicazione precisa in cui sono richiesti. Dare la possibilità sia agli utenti che agli amministratori di creare collegamenti personalizzati che riducono drasticamente il numero di passaggi necessari per l'invio di un documento a un processo aziendale Distribuire facilmente l'acquisizione di un documento e il sistema di smistamento con una console di gestione centralizzata per configurare i dispositivi di input e destinazioni back-end L'applicazione client basata sul browser può essere distribuita sulla maggior parte dei desktop Tenere traccia e registrare tutte le transazioni correlate al documento e definire il sistema o la destinazione in cui le informazioni di registrazione devono essere inviate.

Le applicazioni tipiche includono:

• Automazione dei processi contabili e Purchase-to-Pay - Estrazione di tutte le informazioni di fatturazione, incluse le voci di riga, consentendo la registrazione automatica delle fatture nei sistemi ERP, leader mondiali, tra cui SAP, Oracle Financials e JD Edwards.
• Elaborazione di ordini di vendita - Estrazione di dati degli ordini da fatture acquisite tramite scanner o fax e convalida rispetto ai database di catalogo utilizzando la corrispondenza approssimativa con tolleranza degli errori, riducendo il ciclo che porta dall'ordine all'incasso e fornendo conferma automatica della ricezione degli ordini.
• Automazione posta/flusso di lavoro - Classificazione di tutti i documenti in entrata, inclusi i moduli e la corrispondenza dei clienti, a livello aziendale o di reparto, e indirizzamento automatico alle code corrette, migliorando il servizio e la fidelizzazione dei clienti.
• Elaborazione di moduli - Estrazione dei dati dei clienti da moduli di richiesta, di reclamo, documenti relativi a mutui e così via, riducendo i ritardi e aumentando la soddisfazione dei clienti.

Funzionalità

Document Exchange Server supporta in un'unica interfaccia opzioni multiple di input di documenti come MFP, scanner, e-mail e fax. La sua flessibilità consente alle organizzazioni di uniformare la propria infrastruttura IT esistente e adattarsi agevolmente alle modifiche dei documenti in termini di formato o volume.

Cos'è Document Exchange Server?

Document Exchange Server (DES) è un server singolo, progettato per coordinare i comuni dispositivi di input utilizzati per acquisire i documenti, che consente di depositare i documenti nel punto esatto del processo aziendale in cui sono richiesti.

Automazione dei processi aziendali basati su documenti

Opzioni multiple per l'input di documenti per soddisfare al meglio ogni esigenza aziendale

Sia che i processi aziendali prevedano documenti cartacei o elettronici, Document Exchange Server riunisce in un'unica interfaccia opzioni multiple di input di documenti quali MFP, scanner, e-mail e fax. La sua flessibilità consente alle organizzazioni di uniformare la propria infrastruttura IT esistente e adattarsi agevolmente alle modifiche dei documenti in termini di formato o volume.

I documenti arrivano direttamente ai sistemi di gestione dei processi aziendali

Gli utenti possono inviare i documenti a un'ampia gamma di destinazioni, tra cui sistemi ECM (Enterprise Content Management), applicazioni LOB (Line of Business), flussi di lavoro e sistemi e-mail, in modo da ottimizzare la puntualità e l'efficienza del singolo processo aziendale. Document Exchange Server si integra perfettamente con Kofax Ascent Capture, leader nel mercato, per un'elaborazione avanzata dei documenti e varie opzioni di diffusione.

Ambienti flessibili e familiari per l'interazione tra utenti e documenti

Grazie a Document Exchange Server, gli utenti possono elaborare i documenti tramite il pannello frontale (touch screen) di fotocopiatrici digitali/MFP selezionate, oppure tramite Document Exchange, un'applicazione di facile utilizzo basata su browser. Grazie a queste opzioni, l'immissione dei documenti diviene trasparente, di facile utilizzo e accessibile pressoché a ogni dipendente, che può concentrarsi sul processo aziendale da gestire, invece di studiare il funzionamento di una soluzione per l'acquisizione di documenti.

Interfaccia utente personalizzata per un'efficienza ottimale

I client presentati da Document Exchange Server possono essere personalizzati in base alle attività che gli utenti eseguono con maggiore frequenza. Ad esempio, se un utente effettua spesso scansioni di note spese tramite una MFP e le invia al flusso di lavoro per l'approvazione, questa attività può essere salvata come "selezione rapida" in Document Exchange (il client basato su browser), oppure sul pannello frontale della MFP. In questo modo viene drasticamente ridotto il numero di passaggi necessari per l'acquisizione e l'invio del documento, velocizzando l'intero processo.

Immagini migliori per migliori processi con la qualità d'immagine VRS leader nel settore

Document Exchange Server sfrutta il software premiato VirtualReScan® (VRS™) di Kofax, considerato universalmente la migliore soluzione per ottimizzare la qualità delle immagini acquisite tramite scansione. Questa tecnologia consente di ottimizzare processi quali il riconoscimento e di diminuire la dimensione dei file di immagine per ridurre al minimo i requisiti della banda di rete e di memorizzazione. VRS offre inoltre funzioni intelligenti che consentono agli utenti di acquisire in tutta tranquillità i propri documenti tramite scansioni "al buio"; VRS provvede infatti a correggere l'orientamento del documento, eliminare pagine bianche e migliorare la qualità complessiva dell'immagine.

Controllo e comando centralizzato

Kofax Administration Console è un'applicazione client compatta, centralizzata e separata, fornita unitamente a Document Exchange Server, che consente agli amministratori di rilevare automaticamente i dispositivi di input e le destinazioni back-end, controllare lo stato dei dispositivi di input in modalità remota, configurare i profili utente e gestirne i privilegi. Ciò riduce al minimo la necessità di un tecnico per l'installazione o la manutenzione del sistema, riducendo i costi di applicazione e gestione permanente.